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收好知识产权管理体系认证现场审核通关攻略!
2018-01-12 12:00:00 阅读(946)

如果把知识产权管理体系认证工作比如成通关打游戏,那么知识产权管理体系认证现场审核这一环节则是通关游戏中最重要的一战,其结果成败直接决定认证是Victory还是Defeat!

那么,这个具有重量级别的知识产权管理体系认证现场审核指的是什么?包括什么呢?

知识产权贯标认证

知识产权管理体系认证现场审核,指企业在知识产权管理体系运行3个月以上,并进行过内部审核及管理评审后,向认证机构递交认证申请、签订认证合同,由认证机构派审核组到企业现场,对企业知识产权管理体系进行客观评价,以确定其满足GB/T 29490-2013及其他审核准则的活动。

为帮助企业顺利通过知识产权管理体系认证现场审核工作,小编结合自身辅导认证经历,精心整理出了一份知识产权管理体系认证现场审核流程简介,要通关的你,可要认真看看了!

一、企业接受审核前的准备工作

a)与审核组沟通审核日期、来回交通及食宿安排;

b)接收审核计划,向企业内部的体系覆盖部门负责人发放审核计划,提醒其注意首次会议、末次会议及所在部门的审核日期及时间;

c)根据审核计划中的审核员分组情况安排审核场所、向导、准备供审核员使用的体系文件;

d)体系覆盖部门负责人确认本部门应审人员及体系运行记录。

二、现场审核流程

首次会议→现场审核实施→与企业管理层沟通→末次会议

1. 举行首次会议

(1)企业的准备工作:

a)确定会议场地;

b)通知管理层、受审核部门的相关人员提前到场。

(2)会议主持:审核组长

企业与会人员:一般包括最高管理者、管理者代表、体系覆盖部门负责人,特殊情况下最高管理者可不出席,体系覆盖部门可由本部门知识产权事务责任人出席。

(3)会议内容及程序:

a)介绍参会人员及其职责;

b)确认审核目的、范围和准则;

c)确认审核计划和其他相关安排,例如审核场所、审核日程、末次会议的日期和时间等等;

d)介绍审核方法及所用方法的局限性、获得审核证据的方式、审核程序;

e)说明审核中与受审核方的沟通,及可能终止审核的条件与因素;

f)向企业说明向导的职责并确认向导人选;

g)确认己具备审核组所需的资源和设施,确认审核活动的限制条件和要求;

h)确认有关保密和信息安全事宜;

i)说明企业对审核发现、审核结论(包括抱怨和申诉)的反馈渠道;

j)请企业管理层简单致辞;

k)对企业提出的疑问进行解答。

2. 现场审核实施

(1)企业的准备工作:

a)确定审核实施的场所,视审核员分组情况,尽可能每组安排独立的审核场所(办公室、会议室、培训室均可);

b)准备必要的设备、物资,包括:电源插座、网络、茶点等等;

c)为每个审核小组安排一位向导,提供一套纸质版体系文件。

(2)现场审核过程与方法

现场审核一般采取面谈与记录抽样检查相结合的方法。

面谈即受审核部门按审核计划上的时间派出应审人员至审核场所接受审核小组的问询,并在回答交流中提供相关记录以证明知识产权管理体系在本部门有效运行。面谈开始时,审核小组一般要求应审人员进行自我介绍,然后再按审核计划中的条款进行问答。

记录检查基本方法:抽样。

抽样是为了对总体形成结论,在全部数据批中,选择小于100%数量的项目以获取并评价总体数据的特征的证据。审核抽样的目的是提供信息,使审核员确信能够实现审核目标。但对比全面检查,抽样具有一定的局限性和风险性,体现于从总体中抽取的样本也许不具有代表性,从而导致审核员的结论出现偏差,与对总体进行全面检查的结果不一致。简单来说,就是在审核中发现不符合的部门或过程不一定是出现问题的唯一部门或过程,没有发现不符合项的部门或过程也不一定不存在问题。审核组提出的审核发现、作出的审核结论,根据的都只是抽取的样本,而不是全部的运行记录或数据。

审核员获得审核证据的来源:

a)与企业应审人员的面谈;

b)对企业生产经营活动、知识产权管理工作及条件的观察;

c)企业的知识产权管理体系文件;

d)企业的知识产权管理体系运行记录;

e)企业对生产经营数据、知识产权信息的汇总、分析和绩效指标;

f)网络、知识产权检索网站及数据库等。

3. 审核组与企业的沟通

除了审核实施时审核员与企业应审人员面谈外,审核组和企业的沟通还包括在审核实施期间阶段性的沟通,及末次会议前和企业管理层的沟通。

双方沟通的代表一般为审核组长和企业管理者代表。

(1)审核实施期间阶段性沟通的内容一般包括:

a)审核的实施情况和进展;

b)需要调整的安排和需要提供的资源支持。

(2)需要沟通的特殊情况包括:

a)发现紧急或重大的知识产权侵权事故;

b)审核组发现超出审核范围的应关注的问题;

c)审核组获得的审核证据表明不能达到审核目的,需要与企业协商解决措施;

d)可能导致审核范围变化的情况。

(3)末次会议前和企业管理层的沟通内容一般包括:

a)介绍审核的整体情况

b)确认发现的不符合实施、提出的不符合项;

c)通报审核组作出的审核结论。

在现场审核期间的各阶段沟通中,企业的管理者代表应表现出对审核组的尊重,并给予最大程度的支持与配合,确保现场审核能顺利进行。

4. 举行末次会议

(1)企业的准备工作:

a)确定会议场地;

b)准备企业公章,或提前进行使用公章申请;

c)提前与审核组沟通确认企业需到场与会的相关人员,并提前通知与会人员会议时间及地点;

d)配合审核组打印相关资料,最高管理者或管理者代表按审核组要求确认资料并签字、盖公章。

(2)会议主持:审核组长

(3)会议内容及程序:

a)感谢企业的配合与支持;

b)重申审核目的、准则和范围;

c)介绍审核情况,指出体系运行的优点与不足,提出及确认不符合项;

d)宣布审核结论;

e)说明纠正及纠正措施的期限及验证方式;

f)请企业管理层作简单致辞;

g)宣布审核结束。

以上是小编结合自身工作经历整理出来的知识产权管理体系认证现场审核流程简介,欢迎有实战经验的朋友来侃侃现场审核工作的心得哈~

参考文献:

1. GB/T 19000-2016 质量管理体系 基础和术语

2. GB/T 19011-2013 管理体系审核指南

3.《知识产权管理体系认证审核员培训教材》 中知(北京)认证有限公司

来源:华进知识产权

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